İşletmeler için vardiya çizelgesi programları kullanmak artık sürdürülebilir yönetimin temel şartıdır. Manuel tablolar, Excel listeleri veya mesajlaşma grupları üzerinden yapılan planlamalar; zaman kaybına, hatalara ve çalışan memnuniyetsizliğine neden olur. Bu noktada devreye giren dijital vardiya sistemi çözümleri, iş gücü yönetimini akıllı, otomatik ve verimli hâle getirir.
Manuel vardiya planlaması, özellikle 20’den fazla çalışanı olan işletmeler için ciddi zorluklar yaratır. Yapılan araştırmalar, manuel planlama yapan işletmelerin ortalama %35 daha fazla zaman harcadığını ve %22 daha fazla planlama hatası yaptığını gösteriyor. Dijital vardiya yönetimi programları, bu süreçleri otomatikleştirerek hem zaman tasarrufu sağlar hem de hata oranını minimuma indirir. Modern vardiya programları, sadece çizelge oluşturmanın ötesine geçer. Çalışan tercihleri, yasal çalışma saatleri, fazla mesai hesaplamaları, tatil planlaması ve maliyet optimizasyonu gibi karmaşık faktörleri aynı anda yönetir. Ayrıca mobil uygulamalar sayesinde çalışanlarınız vardiyalarını anında görebilir, değişiklik talep edebilir ve vardiya takası yapabilir. Bu şeffaflık, çalışan memnuniyetini ortalama %40 artırıyor.
Vardiya Çizelgesi Programı Nedir?
Vardiya çizelgesi hazırlama programı; çalışanların çalışma saatlerini, vardiya türlerini, zin günlerini, fazla mesailerini, resmi tatillerini ve çalışma yükü dağılımını otomatik, akıllı ve çakışmasız şekilde planlayan yazılımlardır.
Bu sistemler aynı zamanda bir personel planlama programı olarak çalışır ve şu alanları kapsar:
- Çalışma saatleri yönetimi
- İzin ve devamsızlık takibi
- Fazla mesai kontrolü
- Adil vardiya dağılımı
- Yasal uyumluluk
- Mobil erişim
- Otomatik bildirim sistemi
Kısacası bu yazılımlar, klasik planlama araçlarından farklı olarak tam entegre bir çalışan planlama sistemi altyapısı sunar.
Popüler Vardiya Çizelgesi Hazırlama Programları
Türkiye pazarında hem yerli hem de uluslararası birçok vardiya yönetimi çözümü bulunmaktadır. Yerli programlar genellikle Türk İş Kanunu’na daha uyumlu ve Türkçe destek sağlarken, küresel çözümler daha geniş entegrasyon seçenekleri sunabilir. İşte en çok tercih edilen shift programları:
1. Deputy | Kurumsal işletmeler için güçlü çözüm
Deputy, dünya çapında 330.000’den fazla işletme tarafından kullanılan, bulut tabanlı bir vardiya ve zaman yönetimi platformudur. Restoranlar, oteller, hastaneler, zincir mağazalar, büyük işletmeler vb. için en iyi seçenekler arasındadır. Kurumsal işletmelerin tercih edebileceği en güçlü vardiya planlama yazılımı seçeneklerinden biridir.
Öne çıkan özellikler:
- Otomatik vardiya oluşturma
- Yapay zekâ destekli iş gücü planlama
- Mobil uygulama
- Bordro sistemleriyle entegrasyon
- İzin ve devamsızlık yönetimi
- Gerçek zamanlı vardiya değişimi
2. Humanity (ShiftPlanning) – Kurumsal Odak
Humanity, özellikle büyük ölçekli organizasyonlar için tasarlanmış, yapay zeka destekli tahminleme özellikleriyle öne çıkan bir platformdur. 175.000+ işletme ve 4 milyondan fazla kullanıcıya hizmet vermektedir. Yapay zeka tabanlı talep tahmini (geçmiş verilere göre ihtiyaç analizi), çok departmanlı karmaşık organizasyon yapıları için uygun, detaylı maliyet analizi ve bütçe yönetimi, çalışan nitelik ve sertifika takibi, gelişmiş raporlama ve analitik dashboard öne çıkıyor.
Özellikler:
- AI tabanlı vardiya planlama
- Otomatik çakışma önleme
- ERP ve HRM entegrasyonu
- Raporlama panelleri
- İzin, tatil ve devamsızlık yönetimi
3. When I Work | KOBİ’ler için ideal çözüm
Perakende, restoran ve hizmet sektörü odaklı, kullanımı son derece basit bir vardiya yönetimi aracıdır. “Karmaşık değil, kullanışlı” felsefesiyle hareket eder. Hem küçük hem orta ölçekli işletmeler için güçlü bir vardiya yönetim sistemi çözümüdür.
Temel Özellikler:
- 5 dakikada vardiya çizelgesi oluşturma
- Anlık mesajlaşma ve duyuru sistemi
- Çalışanlar arası vardiya takası (yönetici onayıyla)
- Basit zaman takibi (GPS lokasyon opsiyonel)
- Uygunluk tercihlerini toplama
4. Homebase | Ücretsiz dijital vardiya sistemi
Özellikle restoran, kafe ve perakende mağazaları hedefleyen, ekip yönetimi odaklı bir platform. POS sistemleriyle entegrasyonu sayesinde satış verilerine göre vardiya optimizasyonu yapabilir. Ücretsiz sürümü güçlü olan nadir yazılımlardan biridir. Özellikle yeni kurulan işletmeler için ideal bir personel planlama programı çözümüdür diyebiliriz.
Temel Özellikler:
- POS entegrasyonu (Square, Clover, Toast vb.)
- Satış trafiğine göre otomatik planlama önerileri
- Dijital zaman saati ve devam takibi
- İşe alım ve onboarding araçları
- Performans değerlendirme modülü
- Cömert ücretsiz plan
5. Shiftboard | Profesyonel vardiya yönetimi
Fortune 500 şirketleri ve büyük ölçekli organizasyonlar için tasarlanmış, endüstriyel güçte bir vardiya yönetimi platformudur. 24/7 operasyonları olan hastaneler, havalimanları, enerji tesisleri gibi kritik altyapı işletmeleri tarafından tercih edilir.
Kurumsal Özellikler:
- Binlerce çalışanı yönetebilme kapasitesi
- Kompleks şartlı kurallar (sendikal düzenlemeler, sertifikasyon gereklilikleri)
- Çok seviyeli onay akışları
- Felaket senaryosu planlama ve acil durum vardiya çağrısı
- İleri düzey analitik ve tahminleme
- API ve özel entegrasyon desteği
6. Planday
Danimarka merkezli, Avrupa işletmelerinin ihtiyaçlarına göre şekillenmiş bir platform. Xero yazılımının bir parçası olarak güçlü finansal entegrasyon sunuyor.
Öne Çıkan Özellikler:
- Avrupa çalışma mevzuatına uyumlu raporlama
- Çok dilli ve çok para birimi desteği
- Detaylı maliyet kontrolü ve bütçe uyarıları
- Personel performans metrikleri
- Tatil ve izin yönetimi (AB standartlarına uygun)
- E-imza entegrasyonu
7. İdenfit
Idenfit personel devam kontrol sistemiyle (PDKS), çalışanlarınızın işe giriş-çıkış kontrollerini yapabilir, izin, vardiya, mola kayıtlarını ve fazla mesailerini kayıt altında tutabilir, rapor çıktılarını alabilir, onay süreçlerini ve puantaj takibini kolaylıkla yönetebilirsiniz.
Idenfit akıllı vardiya yönetimiyle çalışan programları, vardiyaları, kayıp saatleri ve molaları tek bir panel üzerinden görüntülenebilir ve efektif olarak yönetilebilir. Bir çalışana aynı gün içerisinde birden fazla dönüşümlü vardiya ataması yapılabilir. Böylece çalışan durumuna ya da saatine göre kendisine atanan vardiyalardan birini seçerek iş gününü sorunsuzca tamamlayabilir. Kayıtlar personel vardiya giriş ve çıkışını yaptığında otomatik olarak alınır ve sisteme işlenir böylece yönetici farklı vardiya bilgileri ve hesaplamalar arasında kaybolmaz. Bunun gibi daha birçok işlemi İdenfit üzerinden kolayca yönetebilirsiniz. Uygun fiyatlarla hizmet veren İdenfit’i ücretsiz deneme seçeneğinden sonra değerlendirebilirsiniz.
Vardiya Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- İşletme Büyüklüğü ve İhtiyaçları– Öncelikle kaç çalışanınız olduğunu ve kaç farklı vardiya sistemi (sabah, öğle, gece, haftasonu vb.) yönetmeniz gerektiğini belirleyin. 10-20 çalışanlı küçük işletmeler için basit çözümler yeterli olurken, 100+ çalışanlı işletmeler daha kapsamlı sistemlere ihtiyaç duyar.
- Sektörel Özellikler– Sağlık, perakende, üretim ve otelcilik sektörlerinin farklı vardiya ihtiyaçları vardır. Örneğin hastaneler 24 saat kesintisiz vardiya planlamasına ihtiyaç duyarken, perakende mağazalar esnek part-time planlamaya odaklanır. Sektörünüze özel şablonlar sunan programları tercih edin.
- Entegrasyon Yetenekleri– Vardiya programınızın mevcut bordro sisteminiz, insan kaynakları yazılımınız ve varsa zaman takip cihazlarınızla entegre çalışması kritik öneme sahiptir. API desteği olan ve popüler sistemlerle uyumlu programlar veri transferini otomatikleştirir.
- Mobil Erişim– Çalışanlarınızın vardiyalarını mobil uygulamadan görebilmesi, değişiklik bildirimleri alabilmesi ve vardiya takası yapabilmesi modern çözümlerin olmazsa olmaz özelliğidir. Modern bir dijital vardiya sistemi mobil uygulama desteği sunmalıdır.
- Yasal Uyumluluk– Programın İş Kanunu’na uygun raporlama yapabilmesi, haftalık ve günlük çalışma limitlerine uyumu kontrol edebilmesi ve SGK bildirimlerine uygun veri üretebilmesi gerekir. Çalışma saatleri yönetimi kurallarına otomatik uyum sağlanmalıdır.
- Fiyatlandırma Modeli– Aylık abonelik, kullanıcı başı ücretlendirme veya tek seferlik lisans gibi farklı modeller mevcuttur. Gizli ek ücretler olmayan, şeffaf fiyatlandırma yapan sağlayıcıları tercih edin. Ücretsiz deneme süreleri mutlaka değerlendirin.
📌 Doğru vardiya çizelgesi programı seçimi, işletmenizin büyüklüğüne, sektörüne ve spesifik ihtiyaçlarına bağlıdır. Mutlaka ücretsiz deneme dönemlerinden yararlanın ve mümkünse 2-3 farklı programı paralel test edin.
En Yaygın 7 Vardiyalı Çalışma Takvimi Türü
Herhangi bir çalışma programı oluştururken, aralarından seçim yapabileceğiniz birçok farklı vardiya programı türü vardır. Farklı endüstriler farklı program türlerini tercih edecektir. İşte en yaygın olarak kullanılan 7 vardiya programı:
- #Sabit Vardiya Programları: Bu, temel çok amaçlı vardiya programı tipidir. Sabit vardiyalar, her hafta aynı sayıda saat ve gün çalışan personelden oluşur. Örneğin, bir restoran işletiyorsanız, bir servis elemanı veya barmen Pazartesiden Cumaya 08:00 – 16:00 (her hafta) arasında çalışabilir. Bu sabit program, personelin öngörülebilir bir çalışma programına bağlı kalmasını sağlar.
- # Bölünmüş Vardiya Programları: Çalışanlar, çalışma saatlerini günde iki vardiya veya zaman diliminde doldurmayı kabul eder. Örneğin bir çalışan 08:00-13:00 arası çalışabilir, dört saat ara verebilir ve 17:00-21:00 arası işe dönebilir. Normal bir öğle yemeği molası, bölünmüş bir vardiyanın parçası değildir. Bu tür bir vardiyayı programınıza dahil ederken, iş yasalarına uyduğunuzdan emin olmak için gerekli departmanla birlikte çalışın.
- # Fazla Mesai Vardiya Programları: Çalışanlar tipik bir vardiyadan daha fazla saat çalışır. Bunlar maliyetli olabilir ancak genellikle acil durumlarda gereklidir. Fazla mesai yapan ve tükenmişlik riski altında olabilecek çalışkan çalışanları not edin ve yasalara uyduğunuzdan emin olmak için fazla mesai yasalarını kontrol edin.
- # Döner Vardiya Çizelgeleri: Personel, genellikle belirli bir programa göre vardiya değiştirir. Örneğin, dönüşümlü bir vardiyadaki çalışanlar, haftadan haftaya veya aydan aya gündüz ve gece vardiyası arasında geçiş yapabilir. Dönen vardiyalar, herkesin yeterli miktarda saat alabilmesi için vardiyaları ve saatleri gündüz ve gece vardiyalarında tüm personel arasında dağıtmaya yardımcı olur. 7/24 dönen vardiya modelleri, 24 saat çalışan ve hızla karmaşıklaşabilen işletmelerde yaygındır.
- # Çağrı Üzerine Vardiyalar: Bir çalışan herhangi bir zamanda talep üzerine çalışmaya çağrılabilir. Örneğin, ailevi bir acil durum nedeniyle birisi sabit bir vardiyayı kaçırırsa, bu vardiyayı alması için bekleyen çalışanla iletişime geçilecektir. Bu değişimin külfetli doğası, genellikle personel arasında dönüşümlü oldukları anlamına gelir.
- # Programsız Vardiyalar: Adına rağmen, bu vardiyalar aslında planlanmıştır. Yöneticiler, programdaki boşlukları doldurmak için bu vardiyaları geçici olarak planlar. Programlamada belirli bir düzenlilik yoktur, örneğin bir çalışanın bir hafta belirli türde vardiyaları alması ve ardından bir sonraki hafta tamamen farklı bir vardiya alması gibi.
İşletmeler genel olarak kendi çalışma prensiplerine en uygun olan vardiyalar belirlemeye odaklanır. Tercih edilen en yaygın vardiya sistemleri ve çizelgeleri şu şekildedir:
- 2’li vardiya çizelgesi,
- 3’lü vardiya çizelgesi,
- 4’lü vardiya sistemi,
- 7’li vardiya çizelgesi
- 2 + 2 + 2 vardiya çizelgesi
veya;
- Haftalık vardiya çizelgesi
- Aylık vardiya çizelgesi gibi ifadeler de kullanılır.
Sık Sorulan Sorular
- Ücretsiz vardiya çizelgesi programları yeterli olur mu?
- Küçük ekipler için ücretsiz çözümler (örneğin Homebase) başlangıç aşamasında yeterli olabilir. Ancak ekip büyüdükçe:
- Otomasyon ihtiyacı
- Raporlama gereksinimi
- Entegrasyon ihtiyacı
- Yasal uyumluluk
arttığı için profesyonel (ücretli) çözümler kaçınılmaz hale gelir.
- Küçük ekipler için ücretsiz çözümler (örneğin Homebase) başlangıç aşamasında yeterli olabilir. Ancak ekip büyüdükçe:
- Excel ile vardiya planlaması yapılabilir mi?
- Teknik olarak yapılabilir ancak:
- Çakışma kontrolü yoktur
- Otomasyon yoktur
- Mobil erişim yoktur
- Bildirim sistemi yoktur
- İnsan hatası riski yüksektir
- Ölçeklenebilir değildir.
- Bu nedenle Excel, profesyonel vardiya yönetimi için sürdürülebilir bir çözüm değildir.
- Teknik olarak yapılabilir ancak:
- Vardiya programı implementasyonu ne kadar sürer?
- Basit sistemler için 1-2 gün yeterli olurken, kurumsal çözümler 2-4 hafta kurulum ve eğitim gerektirebilir. Veri aktarımı, entegrasyonlar ve personel eğitimi süreyi etkileyen faktörlerdir.
Modern işletmeler için vardiya yönetim sistemi çözümleri artık zorunluluktur. Dijitalleşmeyen işletmeler, operasyonel verimlilik ve rekabet gücü açısından ciddi dezavantaj yaşar. Doğru sistem seçimi; daha mutlu çalışanlar, daha düşük hata oranı ve daha yüksek işletme verimliliği demektir.
